Buchhaltung, E-Rechnung, Belege — kurz beantwortet.

Bei Cloud-Buchhaltung liegen Belege und Zahlen auf den Servern des Anbieters — Sie mieten Zugang, der Anbieter bestimmt Preise, Updates und Speicherort. Bei Software auf dem eigenen Server läuft das Programm auf Ihrem Webspace: Belege, Datenbank und Backups bleiben in Ihrer Umgebung, und niemand kann Ihnen den Zugang abdrehen. Der Preis dafür ist etwas Verantwortung für den Betrieb — auf einem gepflegten Webspace überschaubar. flexx invoice ist konsequent für den zweiten Weg gebaut: Installation auf Ihrem Server in Deutschland, verschlüsselte Backups inklusive.

Weil die Buchhaltung zu den sensibelsten Daten des Betriebs gehört: Lieferanten, Preise, Konten, Personal. Auf einem Server in Deutschland bleiben diese Daten in einem Rechtsraum — ohne Übermittlung an Anbieter in Drittländern und ohne dass ein fremder Konzern die Geschäftszahlen verarbeitet. Für Berufe mit Verschwiegenheitspflicht ist das oft Grundvoraussetzung. flexx invoice läuft vollständig auf dem eigenen Webspace in Deutschland; die optionale KI-Auslesung ist abschaltbar.

Ja — ohne extra App. Sie öffnen die Scan-Seite auf dem Handy, fotografieren den Beleg, fertig. Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und IBAN aus und legt den Beleg zur Prüfung vor; doppelte Belege werden erkannt. So landet der Tankbeleg in der Buchhaltung, bevor er in der Jackentasche verblasst. Wie der Beleg danach weiterläuft: Der Weg eines Belegs.

Sie richten ein oder mehrere Postfächer ein — je Firma eigene oder ein Sammelpostfach für alles. flexx invoice ruft die Postfächer automatisch ab, übernimmt Anhänge als Belege, liest die Daten aus und sortiert zu. Eine Absender-Whitelist sorgt dafür, dass nur erwartete Absender durchkommen. Lieferanten schicken ihre Rechnung einfach an rechnung@ihre-firma.de — der Rest passiert von allein.

Das System erkennt Dubletten am Inhalt und an der Datei — egal ob die Rechnung per E-Mail, Scan und Ordner gleichzeitig hereinkommt. Es bleibt genau ein Beleg übrig; nichts wird doppelt gebucht oder doppelt bezahlt. Das klingt banal, ist in der Praxis aber einer der häufigsten Gründe für Ärger mit Lieferanten und Steuerbüro. Mehr Alltagsfälle: Was passiert, wenn …

Betrüger kapern E-Mail-Verläufe und schicken echt aussehende Rechnungen mit geänderter Bankverbindung. flexx invoice vergleicht deshalb die IBAN jeder eingehenden Rechnung mit den Stammdaten des Lieferanten: Weicht sie ab, stoppt der Vorprüfer den Beleg mit dem Hinweis „möglicher Betrugsversuch — erst telefonisch verifizieren". Bezahlt wird erst, wenn ein Mensch entschieden hat.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu versenden, folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung) — ein einfaches PDF genügt dafür nicht. Verbindliche Auskunft für Ihren Fall gibt Ihr Steuerberater (Stand: Juli 2026). flexx invoice empfängt E-Rechnungen und erzeugt XRechnungen zum Versand — inklusive PDF-Ansicht und Girocode.

XRechnung ist ein reines XML-Format — maschinenlesbar, Standard insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD kombiniert beides: ein PDF zum Lesen mit eingebettetem XML für die Maschine. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um. flexx invoice erzeugt XRechnung (UBL) und liefert zusätzlich ein PDF mit eingebettetem Rechnungs-XML aus, damit Mensch und Software dieselbe Rechnung verstehen.

Der Girocode ist ein QR-Code auf der Rechnung, der alle Zahldaten enthält: Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck. Ihr Kunde scannt ihn mit der Banking-App und muss nichts mehr abtippen — keine Zahlendreher, schnellere Zahlung. Bei Schlussrechnungen mit Abschlägen lautet der Girocode automatisch auf den verbleibenden Restbetrag.

Die GoBD sind die Verwaltungsvorschriften der Finanzverwaltung für Buchführung in elektronischer Form. Kern: Buchungen müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sein — Änderungen nur dokumentiert. Wichtig: GoBD-Konformität ist nie „die Software allein", sondern das Zusammenspiel aus Software und betrieblicher Praxis (Verfahrensdokumentation). flexx invoice liefert die technische Seite: lückenloses Journal, Festschreibung abgeschlossener Zeiträume, fortlaufende Prüfkette je Buchung und ein Audit-Protokoll. Was für Ihren Betrieb konkret nötig ist, klären Sie mit dem Steuerberater.

Festschreiben heißt: Nach Abschluss eines Zeitraums werden dessen Buchungen unveränderbar. Korrekturen sind danach nur noch als Storno mit Gegenbuchung möglich — sichtbar und nachvollziehbar, statt still überschrieben. In flexx invoice hängt zusätzlich jede Buchung an einer fortlaufenden Prüfkette, sodass nachträgliche Manipulation technisch sichtbar würde. Mehr dazu: Sicherheit & Datenschutz.

SKR03 und SKR04 sind die beiden verbreiteten Standard-Kontenrahmen. Inhaltlich decken beide dasselbe ab, sie sind nur anders gegliedert: SKR03 nach Geschäftsprozessen, SKR04 nach der Struktur von Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Welcher für Sie gilt, ist meist historisch gewachsen oder Präferenz Ihres Steuerbüros — flexx invoice beherrscht beide, Sie wählen je Firma.

Bei längeren Aufträgen stellen Sie Abschlagsrechnungen, am Ende die Schlussrechnung. Entscheidend: Die Schlussrechnung muss die bereits gestellten Abschläge einzeln absetzen — mit Netto und Umsatzsteuer je Abschlag (§ 14 Abs. 5 UStG) — und nur den Rest fordern. Wird das versäumt, droht ein doppelter Steuerausweis. flexx invoice erzeugt den Absetzblock automatisch, weist den verbleibenden Zahlbetrag aus, hinterlegt die Abschläge auch im E-Rechnungs-XML und stellt den Girocode auf den Rest. Die steuerliche Würdigung Ihres Einzelfalls gehört zum Steuerberater.

Nein — und das ist Absicht. flexx invoice übernimmt die laufende Arbeit: Belege erfassen, prüfen, freigeben, buchen, zahlen, abgleichen. Ihr Steuerbüro bekommt saubere DATEV-Buchungsstapel, Lexware-CSV oder das komplette Beleg-Paket per Knopfdruck. Jahresabschluss und steuerliche Beurteilung bleiben beim Profi — der dank sauberer Zuarbeit weniger Zeit braucht.

Sie lesen den Kontoauszug als CAMT.053, MT940 oder CSV ein. Das System ordnet Umsätze automatisch zu: Ausgaben zum freigegebenen Beleg (über Zahlungsreferenz, Betrag, IBAN), Gutschriften zur offenen Ausgangsrechnung. Was nicht eindeutig ist, kommt als Vorschlag — ein Klick bestätigt. Zugeordnete Belege stehen automatisch auf „bezahlt".

Sie legen je Firma fest, wer freigeben darf — mit Stufen nach Betrag: etwa ab 500 € zwei Unterschriften, ab 5.000 € zusätzlich die Leitung. Dieselbe Person kann nie zweimal unterschreiben, jede Freigabe wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert. So bleibt die Kontrolle im Haus, auch wenn die Erfassung längst automatisch läuft.

Eine gesetzlich vorgeschriebene Zahl von Mahnstufen gibt es nicht — üblich und bewährt ist die Dreier-Kette: freundliche Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte. Rechtlich kann Verzug bereits durch eine Mahnung oder nach den gesetzlichen Verzugsregeln (§ 286 BGB) eintreten; Verzugszinsen und Pauschalen hängen vom Einzelfall ab — im Zweifel holen Sie Rechtsrat ein. flexx invoice erstellt alle drei Stufen als fertige Brief-PDFs mit Fristen, zeigt Überfälliges auf dem Dashboard und versendet auf Wunsch direkt.

Per Knopfdruck: DATEV-Buchungsstapel (EXTF) zum Import in der Kanzlei, Lexware-CSV oder das Beleg-Paket — ein ZIP mit allen Beleg-PDFs plus Übersicht und Metadaten. Auf Wunsch geht das Paket direkt per E-Mail an Ihr Steuerbüro, monatlich oder je Zeitraum.