Warum Abschläge einzeln abgesetzt werden müssen
Wer während eines Auftrags Abschlagsrechnungen stellt, hat darauf bereits Umsatzsteuer ausgewiesen und abgeführt. Weist die Schlussrechnung anschließend den vollen Auftragswert erneut mit Steuer aus, steht dieselbe Steuer zweimal in Rechnungen — und wird auch zweimal geschuldet, bis der Fehler korrigiert ist.
Deshalb verlangt § 14 Abs. 5 UStG, dass die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer in der Schlussrechnung abgesetzt werden.
So ist die Schlussrechnung aufgebaut
Zuerst steht die vollständige Leistung mit dem Gesamtbetrag. Darunter folgt ein Absetzblock, der jede Abschlagsrechnung einzeln aufführt — mit Datum, Nummer, Nettobetrag und ausgewiesener Umsatzsteuer. Erst darunter steht der verbleibende Zahlbetrag.
Ein pauschales „abzüglich bereits gezahlter Abschläge“ genügt nicht, weil sich daraus die Steuer nicht nachvollziehen lässt.
Was flexx invoice damit macht
Die Abschläge eines Auftrags werden beim Erstellen der Schlussrechnung automatisch als Absetzblock eingefügt, jeweils mit Netto und Steuer. Der verbleibende Zahlbetrag wird ausgewiesen, im E-Rechnungs-XML mitgeführt und der Girocode auf den Restbetrag gestellt — der Kunde scannt und zahlt genau die Differenz.
Die steuerliche Würdigung Ihres Einzelfalls bleibt Sache Ihres Steuerberaters.
Kurz gefragt
Was ist der Unterschied zwischen Abschlag und Teilrechnung?
Eine Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Leistungsteil endgültig ab, ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die Gesamtleistung. Die Abgrenzung hat steuerliche Folgen — im Zweifel den Steuerberater fragen.
Muss ich Abschläge absetzen, wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat?
Abzusetzen sind die vereinnahmten Beträge. Wie mit gestellten, aber offenen Abschlägen umzugehen ist, hängt vom Einzelfall ab.