XRechnung: für Maschinen gebaut
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Öffnet man die Datei ohne passendes Programm, sieht man Codezeilen statt einer Rechnung. Genau das ist der Zweck: Die Buchhaltung des Empfängers liest die Felder direkt ein, ohne dass jemand abtippt.
Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern ist XRechnung der Standard. Wer an Kommunen, Ämter oder öffentliche Betriebe fakturiert, kommt daran nicht vorbei.
ZUGFeRD: beides in einer Datei
ZUGFeRD kombiniert die zwei Welten. Sie erhalten ein normales PDF, das aussieht und sich liest wie eine Rechnung — eingebettet darin steckt derselbe strukturierte Datensatz. Der Empfänger kann es also ansehen oder einlesen, je nachdem, wie weit seine Buchhaltung ist.
Für den Verkehr zwischen Betrieben ist das meist die freundlichere Wahl: Der Kunde mit moderner Software liest automatisch ein, der Kunde mit Aktenordner druckt aus. Beide sind zufrieden, und Sie stellen nur eine Rechnung.
Was beide gemeinsam haben
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und damit die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Ein einfaches PDF ohne eingebettete Daten erfüllt sie nicht — auch nicht, wenn es maschinell erzeugt wurde.
Welches Format Sie einsetzen, ist keine Glaubensfrage, sondern eine Frage des Empfängers. Sinnvoll ist, beides zu beherrschen und je Kunde zu entscheiden.
Was flexx invoice damit macht
Ausgangsrechnungen entstehen wahlweise als XRechnung im UBL-Format oder als PDF mit eingebettetem Rechnungs-XML. Eingehende E-Rechnungen werden in beiden Varianten erkannt und ausgelesen — Lieferant, Nummer, Datum, Netto, Steuer und Zahlungsdaten landen direkt im Beleg.
Kurz gefragt
Kann ich beide Formate parallel nutzen?
Ja. Sinnvoll ist, je Kunde zu hinterlegen, was er braucht — öffentliche Auftraggeber XRechnung, gewerbliche Kunden meist ZUGFeRD.
Brauche ich für den Empfang ein besonderes Programm?
Zum bloßen Öffnen einer XRechnung genügt ein Viewer. Für Prüfung, Buchung und revisionssichere Aufbewahrung braucht es eine Buchhaltung, die das Format versteht.