Drei übliche Wege in die Kanzlei
Der klassische Weg ist der DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format: eine Datei, die Ihre Kanzlei direkt importiert. Wo mit Lexware gearbeitet wird, tritt eine CSV an dieselbe Stelle. Der dritte Weg ist das Belegpaket — ein ZIP mit allen Beleg-PDFs, einer Übersichtsliste und den zugehörigen Daten.
Welchen Weg Ihre Kanzlei bevorzugt, sollten Sie einmal klären und dann dabei bleiben. Ein Wechsel mitten im Jahr macht auf beiden Seiten Arbeit.
Woran die Übergabe meist scheitert
Nicht am Format, sondern an der Vollständigkeit: Belege, die nur im Postfach liegen, Tankquittungen in der Jacke, Kassenbons ohne Zuordnung. Was in der Buchhaltung nicht angekommen ist, kann auch kein Export mitnehmen.
Deshalb ist der Weg des Belegs in die Software wichtiger als der Weg aus ihr heraus.
Was flexx invoice damit macht
Belege kommen über drei Kanäle herein: fotografiert mit dem Handy, automatisch aus einem Postfach abgeholt oder über einen Upload-Link, den Sie an Dritte weitergeben — ohne dass diese ein Konto brauchen. Die Auslesung erkennt Lieferant, Nummer, Datum und Beträge, Dubletten fallen heraus.
Für die Übergabe stehen DATEV-Stapel, Lexware-CSV und das Belegpaket bereit, auf Wunsch monatlich automatisch per E-Mail an die Kanzlei.
Kurz gefragt
Kann meine Kanzlei direkt in meine Buchhaltung schauen?
Sie können einen Zugang mit reiner Leseberechtigung einrichten — dann sieht die Kanzlei die Belege, ohne etwas ändern zu können.
Was ist, wenn mein Steuerbüro etwas ganz anderes nutzt?
Solange ein Import von Buchungsdaten oder ein Belegpaket möglich ist, lässt sich fast jede Kanzleisoftware bedienen. Fragen Sie dort nach dem bevorzugten Importformat.