Seit 2025: empfangen können muss jeder
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe und auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein Postfach genügt formal — die Rechnung muss aber lesbar, prüfbar und über die Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben.
Praktisch heißt das: Wer eine XRechnung als XML-Datei bekommt und sie weder öffnen noch archivieren kann, erfüllt die Pflicht nicht wirklich. Genau hier scheitern viele Betriebe derzeit — der Zentralverband des Deutschen Handwerks berichtet, dass zwei Drittel Schwierigkeiten beim Empfang haben.
Ab 2027 und 2028: selbst ausstellen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.
Für einen Betrieb mit 600.000 Euro Umsatz bedeutet das: 2027 darf er noch wie bisher fakturieren, 2028 nicht mehr. Wer die Umstellung erst im Dezember angeht, macht sie unter Zeitdruck mitten im Jahresabschluss.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — maschinenlesbar, nicht bloß ein Bild vom Papier. Ein per E-Mail verschicktes PDF erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn es digital ist.
Zulässig sind insbesondere XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML. Welches Format Sie verwenden, hängt vom Empfänger ab: Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung, im gewerblichen Verkehr ist ZUGFeRD verbreitet, weil ein Mensch das PDF weiterhin lesen kann.
Was flexx invoice damit macht
flexx invoice empfängt E-Rechnungen, liest die enthaltenen Daten aus und legt sie als Beleg zur Prüfung vor. Für den Versand erzeugt es XRechnung im UBL-Format und zusätzlich ein PDF mit eingebettetem Rechnungs-XML, damit Mensch und Software dieselbe Rechnung sehen. Abschläge werden im XML mitgeführt, der Girocode lautet auf den Restbetrag.
Die Software läuft dabei auf Ihrem eigenen Server in Deutschland — die Rechnungsdaten verlassen Ihren Webspace nicht.
Kurz gefragt
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung dauerhaft befreit. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 trotzdem.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin als PDF oder auf Papier gestellt werden.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Eine Rechnung im falschen Format kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden — der wird sie deshalb zurückweisen. Die verbindliche Beurteilung für Ihren Fall gehört zum Steuerberater.