Was die GoBD verlangen
Die GoBD sind die Verwaltungsvorschriften der Finanzverwaltung zur Buchführung in elektronischer Form. Im Kern verlangen sie, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar sind — und vor allem, dass sie sich nachträglich nicht spurlos ändern lassen.
Für die Praxis heißt das: Eine Buchung darf nicht einfach überschrieben werden. Wird korrigiert, muss die Korrektur sichtbar bleiben.
Festschreibung — der Punkt, an dem es ernst wird
Festschreiben bedeutet, dass die Buchungen eines abgeschlossenen Zeitraums unveränderbar werden. Danach sind Korrekturen nur noch als Storno mit Gegenbuchung möglich. Das ist kein Schikane-Detail, sondern der Kern der Nachvollziehbarkeit: Ein Prüfer muss erkennen können, was ursprünglich gebucht wurde und was später geändert wurde.
Wer bis zum Jahresende alles offen lässt und dann rückwirkend aufräumt, verliert genau diese Nachvollziehbarkeit.
Die Verfahrensdokumentation gehört dazu
Zur GoBD-Konformität gehört eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Betrieb entstehen, geprüft, gebucht und aufbewahrt werden — die Verfahrensdokumentation. Diesen Teil kann keine Software liefern, weil er Ihre Abläufe beschreibt, nicht das Programm.
Was Software liefern kann, ist die technische Grundlage: ein lückenloses Journal, eine Festschreibungsfunktion, Protokolle und eine Prüfkette.
Was flexx invoice damit macht
Jede Buchung landet in einem fortlaufenden Journal und hängt an einer Prüfkette, sodass nachträgliche Veränderungen technisch sichtbar würden. Abgeschlossene Zeiträume lassen sich festschreiben, Korrekturen laufen danach als Storno. Jede Freigabe wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert.
Was Ihr Betrieb darüber hinaus für die Verfahrensdokumentation braucht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater — verbindlich ist immer dessen Auskunft.
Kurz gefragt
Ist eine Software GoBD-zertifiziert?
Eine amtliche Zertifizierung von Software gibt es nicht. Anbieter können nur zusichern, dass ihre Funktionen die Anforderungen unterstützen — konform ist am Ende der Betrieb, nicht das Programm.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Für Buchungsbelege gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen; maßgeblich ist unter anderem § 147 AO. Welche Frist auf welchen Beleg fällt, klären Sie mit dem Steuerberater.
Reicht es, Belege einzuscannen und das Papier wegzuwerfen?
Ersetzendes Scannen ist zulässig, verlangt aber einen dokumentierten Ablauf. Ohne Verfahrensdokumentation ist es riskant.